Fiziksel Dosyaların Barkodlanması ve İlgili Yazılımın Geliştirilmesi
Fiziki arşiv projesi; Belediyemizin yeni binasına taşınması ile birlikte projeyi gerçekleştirme amacına uygun olarak tarafımızdan tasarlanan modern bir sistemle dosyaların raflarla olan bağını sistematik hale getirilmesi ile adım adım arşivlemeye yeni bir boyut kazandırılarak inovasyon sistemi hedeflenerek başlanılmıştır.
.jpg)
Taşınma esnasından itibaren başlayan bu süreçte, her birime ait İmar, Harita, Planlama, Numarataj ve Kentsel Tasarım olmak üzere her dosya, yılları takiben kolilere yerleştirilerek yeni binamızdaki alfabetik harflerle belirlenen dolaplara sıra sıra barkodlanarak raflarına ve dosyalar dosya yılına ve numarasına göre barkodlanarak el terminali ile önce rafı sonra dosyası okutularak konulmaktadır. Yılları takiben raflarına konulan her bir dosya işlem adımından itibaren raf değişikliği yapılmasına rağmen barkodlama sistemi sayesinde tek bir adımla dosyanın hangi rafta muhafaza edildiği, dosyanın hangi birimde gölge dosya olarak işleme açıldığı detaylı tarihçesi ile tespit edilebilmektedir.
.jpg)
Fiziki arşiv programı, UKBS ve Belediyemizin web sayfası ile entegre edilmiş olup, girilen dosya bilgileri, seçilen mahalle bilgisi, klasöre verilen barkod sisteminde görülebilmektedir. Aynı zamanda esnek bir yapıya ait olan bu program ihtiyaç duyulan formata uygun olarak güncellenebilmektedir. Güncellenen her veri entegre edilen programla işlem uyumuna devam edebilmektedir.
.jpg)
Fiziki arşivleme programı sayesinde zaman ve iş gücü kaybı yaşanmaksızın iş süreçleri kusursuz hale getirilerek, gecikmeler ya da hatalar anında fark edilebilmektedir. Daha önce yıllara göre gruplandırılan arşiv sistemimizde o yıl aralığına ait on dolap taranıyordu. Şimdi bu sistem sayesinde imar dosyasının hangi dolapta hangi rafta olduğu el terminali ile görüldüğü için dakikalar içerisinde dosyanın yerine konulmasının yanı sıra, yanlış yere koymalarda ekrana gelen uyarı sayesinde personelin dalgınlığından kaynaklanan yanlışlıklarında önüne geçilmesi sağlanmıştır. Aynı zamanda dosyalar tanımlanmış bu sistem sayesinde her birimin harflerle belirtilmiş kendi dolap yerinden başka bir yere yerleştirilmesi imkânsız hale getirilerek hatalar sıfıra indirilmiştir. Bütün bunlar sayesinde iş yükü azalan arşiv birimimizde bu projeden önce üç kişinin ancak işleri yetiştirebildiği arşiv birimimizde şu an iki personelimiz işlerini hızlı ve doğru yaparak hizmet vermektedir.
.jpg)
Fiziki arşiv programı sayesinde gelen ya da giden evrak akışlarına kadar tüm süreçler, sunduğu güçlü iş akışı ve dinamik form sistemi ile modellenebilmekte ve standart hale gerilebilinmektedir. Bu iş süreçlerinin modellendiği iş akışları, analiz edilebilmekte ve hangi süreçlerde hangi aşamaların ne kadar zaman aldığı ya da hangi aşamaların süreçleri yavaşlattığı gibi hayati verilere rahatlıkla ulaşabilmektedir.
Belediyemiz arşivinin her bir dolap ve rafı fiziki arşiv projesi uygulaması ile Ümraniyemizin büyümesini yıllarca taşıyabilecek şartlara imkâna sahiptir.
Fiziksel arşivleme projemizde kullanılan barkodlama sistemi klasik barkodlama şekillerinden farklı olarak barkoda numara verilerek ürünü kodlamak şeklinde değil, barkoda direkt dosya adını yazarak tasarlanmıştır. Böylece numaraya göre dosya bularak karşılaştırma yapmak yerine direk dosya adından dosyaya ulaşarak işlem akışının hızlanmasını ve kolaylaşmasını sağlamış olmaktayız. Ümraniye Belediyesi İmar ve Şehircilik Müdürlüğü arşivi olarak gerek iş akışını düzenleyen birbiriyle bağlantılı sistemler bütünümüz gerekse dosyaların muhafaza edildiği fiziki ortam ve olanaklarımız ile Türkiye ilk olma unvanın yanında diğer kurumlarında ilgi odağı haline gelmiştir.
-
Proje KategoriTeknoloji & Strateji
-
Proje DurumuTamamlanan
-
Proje Yılı2014 Yılı
-
Mahalle
