Gölge Dosya Projesi
Gölge dosya uygulaması: gölge dosya uygulamasına geçmeden önce vatandaş dilekçeleri günlük olarak toplanır gün sonunda arşive gönderildikten sonra ancak ertesi gün dilekçeler imar dosyalarıyla birleştirilerek işlemine göre gerekli şefliklere yönlendirilebilinir, günlük dilekçe yoğunluğuna göre bu birleştirme işlemi birkaç günü aldığı da görülebilirdi. Hatta imar dosyasının başka bir şeflikte işlemi olduğu için vatandaş dilekçesi günlerce diğer işlemi bitinceye kadar bekletilmek zorundaydı.
.jpg)
İmar dosyasında mevcut olan tüm bilgi ve belgelerin taranması projemizden sonra hem zaman hem enerji kaybına yol açan bu işleyişin önüne geçebilmek için gölge dosya uygulamasına başladık. Bu uygulama ile kalemde kayıt altına alınan vatandaş dilekçeleri direkt olarak ilgili şefliklerdeki kalem personeline gönderiliyor ve dilekçe dakikalar içinde kalem personelince gölge dosya, işleme hazır hale getiriliyor. Ayrıcı bu proje ile ana dosyaya ihtiyaç olmadığı için aynı parsel ile ilgili üç ayrı müdürlüğümüzde (imar ve şehircilik, yapı kontrol, kentsel tasarım müdürlükleri) ve farklı şefliklerinde birden fazla işlem aynı anda yürütülebilmektedir. Böylece vatandaşımıza bir işlem süresinde parseli ile ilgili farklı müdürlüklerin farklı birimlerinde birden fazla işlemini gerçekleştirebildiği için çok büyük bir zaman tasarrufu sağlanmaktadır. Bu sistemle bir haftada gerektiğinde on işlemini aynı anda yürüterek sonuçlandırabilir oldu. Üstelik kurum yazılarının önceliği olması (mahkeme, İBB gibi…) ilkesinden de etkilenmeden. Böylece ne imar dosyasıyla ilgili bilgiye ihtiyaç duyan kurumları, ne de vatandaşımızı zor durumda bırakmamış bulunmaktayız.
.jpg)
Gerekli işlemi biten gölge dosya dijital arşivde tarandıktan sonra ana dosyası ile birleştirilmek üzere arşiv personelince dosyasına konuluyor. Bu proje ile 2 günde ancak gerekli şeflikte işleme hazır edilebilinen dosyalar 2 dakika gibi kısa bir sürede hazırlanmasının yanı sıra, oldukça büyük olan ana dosyaların şefliklere taşınmaması sayesinde personelin enerjisini daha teknik işlere harcamasını sağlamaktadır. Gereksiz iş yükünden kurtulan personel daha yaratıcı işlerle ilgilenebilmektedir.
.jpg)
Ayrıca ana dosyaları ile işlem bekleyen dosyalar şefliklerde çok kalabalıklık yarattığı için rahat çalışma ortamı sağlanamamaktaydı. Bu proje ile onlarca işlem dosyası küçücük bir alanda muhafaza edilebildiği için şefliklerdeki çalışma ortamı da rahatlatılmıştır. Gölge dosya sistemiyle sağlanan bütün bu kolaylık ve imkânları Türkiye de ilk olarak Ümraniyelilere sunmuş olmanın yanında diğer kurumlarında ulaşmak istedikleri noktada bulunuyor olmanın haklı gururunu yaşıyoruz.
-
Proje KategoriTeknoloji & Strateji
-
Proje DurumuTamamlanan
-
Proje Yılı2014 Yılı
-
Mahalle
